Organizacja spotkania biznesowego krok po kroku

Bycie biznesmenem to szereg działań prowadzących do płynnego funkcjonowania firmy. Składa się nie tylko z siedzenia za biurkiem i wyjazdów drogimi limuzynami. To także spotkania biznesowe, które rozwijają, integrują i niekiedy decydują o powodzeniu rozmów z kontrahentem.  Organizując tego typu event warto zwrócić uwagę na to, z jakim typem spotkania będziemy mieć do czynienia.

Na początku przyjrzyjmy się spotkaniom szkoleniowym. Właśnie tutaj ważne będzie zjednoczenie uczestników, które pozwoli im wspólnie posiąść jak największą wiedzę. To ona później pozwoli im praktycznie wykorzystywać nowe rozwiązania. Pomieszczenie w tym modelu powinno być ustawione na kształt litery „U”. Sprzyja to komunikacji między trenerem i grupą oraz pozwala każdemu na swobodne obserwowanie przebiegu szkolenia.

Przejdźmy do spotkań integracyjnych. Najistotniejszą kwestią będzie tutaj wyjście z biura i zorganizowanie wydarzenia w innej scenerii niż ta, którą ogląda się każdego dnia w pracy. Wprowadzenie koleżeńskiej atmosfery tylko zachęci uczestników do treściwej wymiany zdań.

Spotkania prezentacyjne z kolei wymagają większego rozmachu. Prezentowany produkt lub usługa muszą zostać przedstawione w jak najlepszym świetle, jak największej grupie odbiorców. Najlepszymi organizatorami w tym przypadku są hotele. Teatralny klimat pozwala dotrzeć prowadzącemu do każdego uczestnika. Często pomagają mu w tym rozwiązania technologiczne jak rzutnik i nagłośnienie. W zbudowaniu odpowiedniego nastroju pomoże rozmieszczenie plakatów i banerów identyfikujących się z firmą oraz poczęstunek.

Wymiana poglądów i żywiołowa dyskusja to cechy charakterystyczne dla burzy mózgów. Jest to najlepsze rozwiązanie, jeśli chcemy znaleźć niebanalne i kreatywne rozwiązania. Dla osiągnięcia najlepszych rezultatów na sali zaleca się ustawienie kilku okrągłych stołów z tablicami flipchart dla bieżącego zapisywania pomysłów. Catering, nawet jeśli jest skromny, przyczyni się do pozytywnego odbioru całego przedsięwzięcia.

Zorganizowanie idealnego spotkania biznesowego przysparza niekiedy o zawrót głowy. Oto lista rzeczy, które dobrze zrealizowane pozwolą osiągnąć sukces:

1. Potwierdzenie rezerwacji
2. Sprecyzowanie warunków wystawienia faktury
3. Potwierdzenie danych personalnych i liczby uczestników
4. Oznaczenie sal konferencyjnych
5. Wybór menu
6. Ustalenie agendy spotkania
7. Zaopatrzenie uczestników w ważne informacje (plan dojazdu, adres hotelu)
8. Przygotowanie materiałów istotnych dla spotkania