Dlaczego warto zorganizować konferencję w hotelu?

Konferencje, spotkania, seminaria, szkolenia to obecnie już standard w świecie biznesu, nauki i polityki. Nikogo już nie dziwi i nie szokuje informacja o organizacji większego zgrupowania osób w hotelu. Tego typu zgrupowania są bardzo pozytywnie widziane w wielu kręgach biznesowych czy naukowych, jest to postrzegane jako norma w regułach rządzących relacjami między klientem a przedsiębiorstwem, czy też w środowisku akademickim. Jest to doskonała okazja na wymianę poglądów na wiele tematów, nawiązanie nowych znajomości, które mogą zaowocować poważną współpracą w przyszłości, czy też na pokazanie najnowszych osiągnięć firmy i jej rozwoju w ostatnim czasie.

To jak bardzo tego typu spotkania są popularne, świadczy to, że większość hoteli w swojej ofercie podkreśla fakt nie tylko wysokiego standardu pokoi czy też udogodnień w postaci sauny i siłowni, ale przede wszystkim naciskają na informacje o możliwości wynajmu sali konferencyjnej. Jest to zachęta dla wielu firm, aby skorzystać z oferty hotelu tylko w celu organizacji prezentacji czy też spotkania z ważniejszymi kontrahentami.

Jeśli planujemy zorganizować takie spotkania, weźmy pod uwagę kilka argumentów, które przeważą o wyborze tego jednego, konkretnego hotelu.

Lokalizacja hotelu

Jeśli chodzi o lokalizację to chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że jest to sprawa kluczowa. Większość gości będzie spoza miasta i będzie musiała dojechać pod wskazany adres w dogodnych warunkach. Musimy przemyśleć wszystkie możliwości dojazdu, tak aby nasi goście nie zrezygnowali z dojazdu na imprezę z powodu trudności jakie napotkają. Podstawową informacją dla nas powinno być także to, ile miejsc parkingowych posiada hotel i czy nie będzie problemu z wjazdem dla osób nie będących gośćmi hotelowymi. Dodatkowo skontrolujmy także dojazd komunikacją miejską, ponieważ nie wszyscy goście będą może mieli możliwość dojazdu samochodem.

Sala konferencyjna

Większość dużych hoteli w miastach posiada sale konferencyjne. Zazwyczaj jest ich nawet kilka i można je wynająć na określony czas bez żadnych problemów. W zależności od ilości osób jakie przewidujemy na spotkaniu, taka salę powinniśmy wybrać. Personel hotelu z pewnością okaże się pomocny przy wyborze sali i dostosowaniu jej wielkości do liczby uczestników.

Wyposażenie w sprzęt multimedialny

Sali konferencyjnej. trudno dziś wyobrazić sobie organizację konferencji czy szkolenia bez odpowiedniego sprzętu multimedialnego. Potrzebne są zazwyczaj rzutniki które można bezpośrednio podłączyć do komputera, mikrofony, ekrany na których wyświetlimy slajdy czy filmy, tablice do pisania, sprzęt nagłaśniający i wiele innych, jakich może potrzebować organizator spotkania. Warto przed wynajęciem sali sprawdzić czy hotel oferuje cały potrzebny sprzęt i jakiej jakości, aby w dniu konferencji nie było niespodzianek.

Catering i inne formy gastronomi

Większość firm poza przygotowaniem merytorycznym spotkania oferuje swoim gościom posiłek lub przekąski. Zadbajmy o możliwość smacznego posiłku, a z pewnością docenią to wszyscy uczestnicy.

Atrakcje spotkania

Konferencje trwają zazwyczaj kilka godzin, co niekiedy staje się uciążliwe dla gości. Nie można bez przerwy rozmawiać tylko o sprawach branżowych, więc warto zadbać o dodatkowa rozrywkę dla uczestników, co uprzyjemni godziny pobytu i sprawi, że goście chętnie będą wracać wspomnieniami do tego dnia.