Jak zorganizować udane spotkanie biznesowe?

Zorganizowanie rzeczywiście idealnego i udanego spotkania biznesowego w większości przypadków stanowi niemałe wyzwanie. Warto zatem dowiedzieć się, od czego w ogóle należy zacząć takie przedsięwzięcie i jakich błędów powinniśmy unikać.

Na samym początku musimy dokładnie określić, jaki tak w ogóle charakter ma mieć nasze spotkanie. Czy ma to być spotkanie szkoleniowe, biznesowe, a może też zwykła burza mózgów ze współpracownikami? Kierując się prostymi wskazówkami w każdym przypadku można odnieść w tej kwestii pełen sukces. W przypadku spotkania szkoleniowego najważniejsze są kwestie czysto edukacyjne. Musimy zadbać o odpowiednią integrację wśród uczestników takiego szkolenia; powinni oni wzajemnie motywować się do zdobywania wiedzy na określone tematy. Dobrym rozwiązaniem jest ustawienie stołów i krzeseł w sali w kształcie litery "U". Zapewnimy w taki sposób odpowiednią integrację między trenerem a uczestnikami spotkania. Jeśli planujemy pracę w grupach, to możemy postarać się także o wynajęcie kilku mniejszych salek.

Jeżeli organizujemy spotkanie integracyjne, to najlepiej będzie zaplanować je gdziekolwiek poza biurem. Atmosfera na takim spotkaniu powinna być luźna, ale jednocześnie zachęcająca do kreatywności i wzajemnej wymiany poglądów na określone tematy. Spotkanie takie musi uczyć działania w zespole. Spotkania prezentacyjne polegają przede wszystkim na przedstawianiu klientom nowych produktów czy usług. Mogą to być również konferencje prasowe. Warto mówić na nich jak najwięcej o dotychczasowych osiągnięciach naszej firmy – w niektórych przypadkach konieczność zorganizowania czegoś takiego może pojawiać się bardzo często. W takim wypadku warto ustawić krzesła w sposób "teatralny", aby mówca był dobrze widoczny dla wszystkich słuchających. Musimy tutaj również zadbać o to, aby całe zaplecze techniczne stało na jak najwyższym poziomie.

Rzeczy takie jak dobry rzutnik czy ekran są tu zwyczajnie niezbędne. Burza mózgów jest spotkaniem zorganizowanym w celu tworzenia nowych pomysłów i koncepcji. Najlepiej sprawdzają się tutaj okrągłe stoły. Aby zapewnić uczestnikom odpowiednie warunki, przy każdym stanowisku warto ustawić przekąski i napoje. Dobrze jest ponadto z góry przygotować listę rzeczy, o które będziemy musieli zadbać. Do najważniejszych z nich należy między innymi wcześniejsze potwierdzenie rezerwacji oraz ustalenie menu dla gości.